Actieve openbaarmaking
Op 1 mei 2022 trad Wet open overheid (Woo) in werking. Door de Woo moet de overheid steeds meer informatie uit zichzelf, dus ‘actief’, openbaar maken. In totaal gaat het om 17 soorten informatie (‘informatiecategorieën’). Dit gebeurt in 4 tranches. De eerste tranche gaat in op 1 november 2024. Daarmee zetten we nu een belangrijke stap richting een meer open overheid.
Binnen die eerste tranche moeten bestuursorganen zijn eind 2024 de eerste 4 informatiecategorieën vindbaar gemaakt via één centrale vindplaats: de Woo-index . Dit zijn:
- wetten en andere algemeen verbindende voorschriften,
- overige besluiten van algemene strekking,
- informatie over organisatie en werkwijze,
- bereikbaarheidsgegevens.
Tweede tranche en verder
Bij de tweede tot en met de vierde tranche gaat het om categorieën die complexer zijn. Een complexe categorie als beschikkingen zit daarom in een latere tranche. Daarbovenop heeft de overheid een inspanningsverplichting. Ze maakt zoveel mogelijk andere informatie óók actief openbaar.
Woo verzoeken
Op grond van de Woo kan iedereen een verzoek om informatie indienen. In 2024 is het aantal ontvangen Woo verzoeken (32) ten opzichte van 2023 (27) iets gestegen . Ookl zijn er in 2024 omvangrijke verzoeken ingediend, waardoor niet altijd de wettelijke beslistermijnen zijn gehaald. Wel is bij deze omvangrijke verzoeken contact met verzoeker gezocht en zijn in overleg deelbesluiten op de verzoeken genomen. Het anonimiseren van de gevonden documenten (documenten, e-mail- en whatsapp verkeer) besteden we nu voor een belangrijk deel uit. Verdere automatisering van het proces krijgt aandacht in 2025.
Het is voor onze organisatie van belang hoe wij met de verschillende vormen van communicatie zoals e-mail- en whatsapp verkeer moeten omgaan. Ook het bewaren van dit verkeer vergt in 2025 aandacht. De informatiehuishouding speelt hierbij een grote rol, die randvoorwaarden en orde schept van waaruit een efficiënte openbaarmaking kan plaatsvinden. De Woo is dus een onderdeel van een breder pakket aan informatiewetten waaraan onze organisatie de komende jaren aan moet voldoen.
Tot slot heeft een Woo ambassadeur van de VNG onze gemeente in 2024 bezocht . In een overleg met het college en de Woo-coördinator heeft de Woo ambassadeur een toelichting gegeven op de betekenis van de Woo voor de gemeenteraad, het college en de gemeentelijke organisatie.
Informatiehuishouding
De Wet open overheid vraagt om een beheerste informatiehuishouding die in de basis op orde is.
In paragraaf Bedrijfsvoering/Informatiemanagement wordt uiteen gezet welke stappen in 2024 in dit kader zijn ondernomen. Ten behoeve van de gezamenlijke verwerking van informatie zijn nieuwe digitale verwerkingstoepassingen ter beschikking gesteld. Voor het borgen van de juistheid, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van informatie is een kwaliteitszorgsysteem in gebruik genomen. In 2024 heeft een grote opschoonactie plaatsgevonden en zijn alle collecties in het archief geïnventariseerd op bewaring en vernietiging. Een bewustzijnsprogramma is geïntroduceerd die de medewerkers helpt stilstaan bij de eigen rol in de taak die de gemeente vanuit de WOO heeft. En voorbereidingen zijn getroffen om de communicatiekanalen naar en van de burger en/of ondernemer door te ontwikkelen.