Team informatievoorziening
De snelle ontwikkelingen in digitalisering en automatisering vragen continu om aanpassing door het team van specialisten dat zich binnen organisaties ontfermt over informatiemanagement, -beveiliging en -beheer. Team Informatievoorziening (IV) is opgedeeld in verschillende subteams van vakspecialisten. In 2024 is flink ingezet op het verstevigen van de subteams. Door aandacht te hebben voor continuïteitsmanagement in de vorm van krachtenbundeling en achtervang, door uitbreiding van enkele subteams om te borgen dat elke discipline de hele organisatie kan bedienen. En door een overkoepelende teamleider aan te wijzen, die zorg draagt voor de juiste verbindingen en krachtenbundelingen.
Informatievoorziening projecten 2024
Het organisatiebrede programma Organisatieontwikkeling bevat een drietal pijlers. Dienstverlening en Informatievoorziening vormen samen een pijler. Vertrouwde dienstverlening staat voor eenvoud, focus op de mens, een gezamenlijke aanpak en nauwkeurigheid in de uitwerking.
Die dienstverlening vraagt om een werkomgeving die dat ondersteunt, die ervoor zorgt dat werkprocessen waar mogelijk met ICT worden vergemakkelijkt en dat de informatie die men nodig heeft voor de uitvoering van de werkzaamheden beschikbaar en betrouwbaar is.
De volgende projecten zijn in 2024 gerealiseerd:
- De persoonlijke en afdelingsmappen van alle teams binnen de gemeente zijn in 2024 van de lokale netwerkschijven naar de cloud verhuisd. Hiervoor zijn de M365-toepassingen Sharepoint en Onedrive ingericht. Een continue verbeterslag en efficiënte processen zijn de sleutel tot het leveren van de beoogde consistente, vertrouwde en kwalitatieve dienstverlening. Een werkomgeving die dat ondersteunt speelt een cruciale rol. In Coronatijd heeft gemeente Zwartewaterland al de Microsoft 365-toepassing Teams geïmplementeerd om op afstand met elkaar te kunnen blijven overleggen. Maar Microsoft 365 heeft veel meer te bieden. Het is een slimme combinatie van de vertrouwde Microsoft Office toepassingen (Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Teams) met centrale opslag en geavanceerde beveiliging en back-up.
- De aanschaf van ISMS software is voltooid. ISMS staat voor Information Security Management System , daarin legt een organisatie een complete set aan beheersmaatregelen, processen en procedures vast met betrekking tot informatiebeveiliging om daarmee de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie te controleren. Het ISMS bevat controles waarmee men de risico’s die voortkomen uit risicoanalyses en die gerelateerd zijn aan mensen, processen en systemen beheersbaar maakt.
- Een vergelijkbare toepassing die is aangeschaft is een op IBA framework gericht kwaliteitszorgsysteem. Dit betreft een pakket dat ons in staat stelt om middels een geautomatiseerde Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus blijvend te monitoren in hoeverre de gemeente voldoet aan de geldende eisen met betrekking tot informatie- en archiefbeheer, afkomstig uit wet- en regelgeving en domeinspecifieke normenkaders.
- In het kader van duurzame toegankelijkheid van onze informatie dienen we onze archiefbescheiden conform de Archiefwet na een bepaalde termijn over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Maar niet voordat we eerst zelf een zorgvuldige schifting hebben aangebracht van informatie die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt. In 2024 heeft een grote opschoon actie plaatsgevonden in het archief en in het zaaksysteem en zijn de collecties geïnventariseerd op bewaring en vernietiging.
- In lijn daarmee is in 2024 een systeemboek Informatiebeheer met onderliggende richtlijn selectie en vernietiging/overbrenging en richtlijn selectie en vervanging opgesteld. Laatstgenoemde beschrijft de rechtsgeldige vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties. Het doel van dit proces is om uitvoering te geven aan een formeel vervangingsbesluit van het college van burgemeester & wethouders. Het vervangingsbesluit is voorbereid en zal in 2025 aan het college worden aangeboden.
Om de compliance aan regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming te vergroten, is een professionaliseringsslag nodig in de borging van bewustzijn over en naleving van aanverwante richtlijnen door de medewerkers. Hiervoor is een iBewustzijnsprogramma geïmplementeerd dat ons, gekoppeld aan het (nieuwe) ISMS, in staat stelt om het gezamenlijk borgen van onze informatiebeveiliging naar een hoger niveau te tillen en om onze compliance aan normeringen op het gebied van informatiebeveiliging aan te tonen. - Voorbereidingen zijn getroffen voor het aanbesteden van een nieuw zaaksysteem.
Eind 2025 verloopt voor de gemeenten Dalfsen, Zwartewaterland en Westerveld hun contract voor het huidige zaaksysteem. Dit betekent dat er opnieuw aanbesteed moet worden. Om een stuk efficiëntie in de aanbesteding en implementatie te bereiken en het zo mogelijk onderdeel te laten zijn van verdere uniformiteit in het applicatielandschap van de ONS-partners, trekken de drie partners hierin zoveel mogelijk gezamenlijk op.